特定非営利活動法人Old Teachers Network（以下「当法人」という。）では、事業および研究活動等の適切かつ公正な執行、ならびに公的機関等から配分される研究費の適正な運営・管理を徹底するため、社会規範、法令、当法人規程その他のルールを遵守した取引を行っております。
取引先の皆様におかれましては、当法人との取引に際し、以下の留意事項をご確認いただき、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

１．契約基準及び各種ルールの遵守について

当法人における物品の購入、役務の提供、製造の委託等の取引にあたっては、当法人の「会計規則」「公的研究費取扱規則」その他の関連規程が適用されます。お取引開始前にこれらのルールをご確認いただき、遵守いただくようお願いいたします。

２．発注権限及び正規の発注手続きについて

当法人における契約・発注手続きは、原則として事務局調達担当部署（または権限を有する事務局長）が行います。
【発注に関する特例（小額調達）】
1契約あたり10万円未満の日常的な消耗品調達や軽微な役務等であり、かつ特殊な契約（ソフトウェア開発、機器保守等）に該当しない場合に限り、研究担当者・事業担当者による直接発注を認めています。
※ 権限のない会員・個人による指示や、正規の伝票・発注手続きを伴わない口頭発注には応じないようご注意ください。

【調達・契約事務窓口】
特定非営利活動法人Old Teachers Network（OTN）事務局
ウェブサイト：https://www.otn.or.jp/ | E-mail: otn@otn.or.jp

３．納品及び検収体制について

物品等の納品にあたっては、事務局指定の場所または担当検収者のもとで現品及び納品書の確認を受け、検収手続きを行ってください。検収が完了していない物品の持ち帰り等は固く禁止いたします。

４．取引における禁止事項及び通報窓口

以下の行為は、不正な取引として厳しく禁止されています。

預かり金行為： 架空取引等により当法人に代金を支払わせ、業者が資金を管理する行為
書類の虚偽記載： 品名、数量、金額、取引日付等を事実と異なる内容（品名替え等を含む）で作成・提出する行為
分割発注（分割購入）： 規程上の決済権限や手続きを免れる目的で、同一取引を意図的に細分化する行為
その他の不正行為： 履行事実の不備、贈賄、談合等の不法・不適正行為

万一、当法人関係者から不適正な取引の要請・相談があった場合は、直ちにこれを拒絶し、以下の通報窓口までご連絡ください。

【コンプライアンス・不正通報窓口】
特定非営利活動法人 Old Teachers Network 通報・相談窓口
E-mail: otn-ask@otn.or.jp

５．調査等の協力について

当法人の監事監査、内部監査、公認会計士・税理士監査、並びに日本学術振興会（JSPS）や文部科学省等の公的機関・助成団体の実地検査において、取引事実の確認が行われる場合は、関係帳簿や書類の閲覧・提出に全面的にご協力をお願いいたします。

６．取引停止措置等について

当法人との取引、あるいは他の公的機関等との取引において、不正行為、契約違反、贈賄、独占禁止法違反等の不誠実な行為が判明した場合、当法人の「物品購入等契約に係る取引停止等の取扱要領」に基づき、一定期間の取引停止等の厳正な処分を講じます。

７．誓約書の提出について

当法人では、コンプライアンス確保および研究費等の適正管理のため、指定の取引事業者様に対し「関係法令及び当法人規程の遵守に関する誓約書」の提出をお願いしております。（公的機関、大学・学校法人、電気・ガス・通信等のインフラ事業者、インターネット通販等を除く）。ご提出いただけない場合、お取引をお断りすることがございますのでご了承ください。